Как научиться управлять сроками и не работать под давлением времени?

Хотя некоторые люди уверяют, что они более эффективны в условиях дефицита времени, многие из нас предрасположены терять самоконтроль, когда на них оказывается давление. Мы не только подвергаем себя стрессу, но и не позволяем себе полностью открыть собственный потенциал.

Исторический термин "срок" раньше означал круг, внутри которого люди должны были жить — пересечь его означало быть убитым без предупреждения. В офисной реальности дедлайн больше не считается спасательным кругом, а исключительно сроком завершения работы, но его близость все равно вызывает кровь стынет.

Не работает!

Кевин Дункан, бизнес-консультант и автор многих учебных пособий, в собственной книге "От мышления к мечте" противопоставляет британское и японское управление сроками — японцы составляют рабочий план и придерживаются графика, британцы откладуют, а потом паникуют. И не только они, как удалось узнать.

Исследование 2010 года, проведенное под управлением Фроде Свартдала с кафедры психологии Университета Тромсё при участии представителей 6-ти стран Европы (Финляндии, Германии, Норвегии, Швеции, Италии, Польши), показало, что прокрастинация, или намеренное откладывание работы, широко известна и практикуется в странах Европы. Поляки заняли неприятное первое место в этом рейтинге, за ними идут итальянцы. Опрос за январь 2016 года. проведенного польской компанией ECDF, доказывает мнение про то, что мы — проволочки — более 80 опрощеных рассказали о бессрочных проволочках, 15% из которых затрагивают профессиональной деятельности.

Вышеприведенные данные можно было бы рассматривать только как знамение времени, если бы не тот момент, что промедление крайне вредно и с ним не только можно, но и необходимо бороться. Тогда как на сегодняшний день для того, чтобы пропуск сроков стал причиной увольнению, необходимы действительно исключительные обстоятельства, работа в условиях ненужного дефицита времени неминуемо заставляет нас ощущать себя неуютно и, в основном, работать не в полную силу. В свете современных психологических знаний, слишком большой уровень внутреннего давления делает нас менее эффектными и заставляет терять способность искать новые решения — высокий уровень кортизола, вызванный мобилизацией мозга под влиянием стресса, смертельно опасен для искусства.

Мы не можем улизнуть от сроков, поэтому необходимо научиться управлять ими. Состояние цели, к которому мы должны стремиться, представили Кевином Дунканом так:

Осмысление и направление — Реализация —- заключение

"С подобным подходом все лица, принимающие решения, собираются вместе как можно скорее, чтобы подобрать хороший курс действий. На этом этапе его точность можно оценить в 80%. После определения курса действий можно приступить к планомерному выполнению работы и медленно закончить ее. Если на шаге реализации возникают новые данные, которые противоречат заданному в начале направлению, есть время поменять курс. Основное правило — остерегаться стадии предрасчетного кризиса", — пишет он, применяя понятие, взятое из собственной жизни студента, поскольку, согласно его точке зрения, привычка отлажывать выполнение задач на последний момент в большинстве случаев начало берет собственно с тех лет. Нежелательная схема иллюстрируется следующей диаграммой.

—- procrastination—-panika

Достаточно беглого взгляда, чтобы понять, что необходимо кардинальное изменение подхода. Как это осуществить?

Спросите: "Почему?

Правда, профессионалы рекомендуют нам не переоценивать роль мотивации как движущей силы, но невозможно произвести какие-нибудь изменения, если мы не видим в них смысла. Из уже упомянутой книги "От мыслей к мечтам" я взял простой инструмент, который даёт нам возможность определить, будет ли то, о чем мы думаем, действительно служить нам. Данным инструментом считается серия "Почему?".

1.Для чего?

2.Почему?

3.Как?

4.Кто?

5.Когда?

6.Где?

7.Действительно ли мы должны делать это?

8.Что-то должно быть не так, если..

9.Готовы ли мы к этому?

10.Что?

1.Почему?..

(…)

Как с ним работать?

1. Ответьте на каждый из вопросов в круге максимум одним предложением. Соблюдайте порядок вопросов, и если вы не можете выразить неплохой ответ ни на один из них, не переходите к следующему.

2. Ответ на первые вопросы определяет цель проекта (в этом случае: избежать стадии предкалькуляторного кризиса). Следующие четыре относятся к стратегиям действий, которые предлагаются дальше, а потом идут те, которые подтверждают нас в полезности действий: Действительно ли я должен делать это? Что-то должно быть не так, если… (дополнить), Готов ли я к этому? И, в конце концов, мы точно определяем, что собой представляет проект. И если даже мы не называем это мотивацией — если мы сделаем это основательно, мы обязательно увидим, что проект имеет для нас смысл.

Устройте группу поддержки

"Работа и личная жизнь — это вереница бесконечных решений. Какую карьеру выбрать, как управлять компанией, на ком жениться, баллотироваться ли в президенты? Это лишь пару примеров решений, которые нам приходится принимать повседневно. Общий элемент этих всех разных решений состоит в том, что мы не работаем в вакууме", — пишут авторы книги "Искусство стратегии", Авинаш К. и прочие. Диксит и Барри Дж. Налебуфф, специалисты по теории игр (собственно так сегодня описывается научное изучение стратегического мышления). Отсутствие близости означает, что, независимо от проекта, мы окружены людьми, которые помогут или помешать нам в достижении нашей цели. Поэтому стратегически важно применить их в качестве союзников при внесении изменений в собственный подход к срокам.

Разумеется, вы можете прибегнуть к услугам профессионального тренера, но приватная группа поддержки тоже может быть эффектной. Сначала выберите пару человек, которым вы расскажете о собственном проекте, в этом случае: изменение модели управления дедлайнами. После проверьте, что вы хотите от них, к примеру. мозговой штурм для обдумывания хода реализации, звонок телефона раз на протяжении недели, чтобы узнать о прогрессе, или возможность постоянно отправлять части работы с обратной связью на шаге реализации, либо даже ободряющая речь, когда вы начинаете сомневаться в собственной компетентности или терять самоконтроль, не обращая внимания на то, что придерживаетесь расписания. Группа имеет преимущество перед одиночным союзником: вы можете применить таланты нескольких человек, не перегружая их и сводя до минимума риск остаться в одиночестве на финальном отрезке. Преимущество такого способа заключается еще и в том, что вам, быстрее всего, будет неудобно, если вы проиграете, поэтому вы станете себя ощущать более мотивированным.

Однако наличие союзников не снимает ответственности с нас самих. Тем более в случае с данным проектом, где — как сказали бы упомянутые выше стратеги — игра идет с самим собой из будущего. Это объясняется так: Наше настоящее "я" желает, чтобы будущее "я" было более дисциплинированным и придерживалось четких сроков. Сейчас будущее "я" любит заниматься тысячей мелких замещающих действий, некоторые из которых ему даже нравятся, и оставлять работу на последнюю минуту, будучи уверенным, что все равно успеет. Как показывает опыт, что очень часто побеждает будущее "я", поэтому нужно поменять его мотивацию и, исходя из этого, поведение.

Мотивируйте будущего себя

Например, что в нашем проекте это значит держаться расписания, какое было разработано в виде серии небольших действий, и, исходя из этого, приспасабливаться под него, среди прочего.к примеру. социальная жизнь, посещение бассейна либо даже работа по дому (которая при откладывании неожиданно становится приоритетной). "Данное обязательство должно быть безотзывным; будущее "я" не должно иметь возможности отказаться от него. "Я" настоящего должен принять меры, чтобы гарантировать это", — добавляют авторы книги. Они называют эти действия "стратегическими ходами" и в виде примера вспоминают ситуацию, когда группа людей согласилась на сеанс в бикини или плавках, который будет опубликован, если у них не получиться скинуть определенное кол-во килограммов за конкретное время. Как оказалось, четверо из пяти человек достигли цели.

Я ценю эту идею, но я не приверженец поощрения стыда, так как это довольно разрушительная эмоция, поэтому я ищу другую форму давления на будущее "я" для выполнения обязательств настоящего "я".

Авторы "Искусства стратегии" пропагандируют систему поощрений и наказаний — в зависимости от того, выполняем мы обязательства либо нет. Какой из них лучше всего применять? — спрашивают они и через определенный промежуток времени объясняют, что это зависит от цены и цели. Обычно угроза обойдется не очень дорого, так как если мы выполняем обязательство, нам не надо ничего делать, а это экономия. Однако угрозы могут быть менее эффектными, если вы хотите заставить кого-то что-то сделать, а не помешать ему это сделать. Подталкивает ли нас к обучению управлению сроками маленькое вознаграждение за повседневно соблюдения графика (к примеру. Что нас больше подталкивает — маленькое вознаграждение за повседневно соблюдения графика (к примеру, слушание музыкальных композиций в течение получаса без чувства вины, тем более если мы потратили пару часов на чтение документов, нужных для выполнения работы) или наказание, такое как. или видение наказания, к примеру, переноса даты окончания работ на 1 день за невыполнение обязательств — это зависит от любого из нас.

Однако доктрина игр предостерегает от так называемого. балансирование на грани, т.е. перебор со штрафами (в случае нашего проекта это может быть результатом. Переизбыток угроз оказывает демотивирующее влияние на работу (к примеру, из-за недооценки времени, требуемого для реализации, или из-за перфекционизма).

Слишком тяжело? Попробуйте вспомнить, каким радостным вы проснулись через день после того, как закончили собственную работу. А самый лучший вариант: закройте глаза, несколько мгновений глубоко дышите, концентрируясь только на медленном вдохе и выдохе, и представьте себя сидящим на пляже и слушающим шум моря, или лежащим на скамейке и считающим проплывающие мимо облака, или катающимся на лыжах по пустому склону. Что вы ощущаете?…Думаю, вы будете согласны, что подобные эмоции стоят того, чтобы научиться думать стратегически!

Как HR-директору развить в себе стрессоустойчивость

Управление себестоимостью в машиностроительном производстве

, , , , ,